Cómo hacer un organigrama. Teoría y ejemplos

Si alguna vez te has sentido perdido tratando de entender cómo funciona una empresa, institución o cualquier organización, ¡no estás solo! Afortunadamente, los organigramas están aquí para salvarnos. Estos diagramas son como un mapa que nos muestra quién es quién y cómo se relacionan entre sí dentro de una estructura. Hoy te explicaré qué son, cómo puedes crear uno fácilmente, y te daré ejemplos para inspirarte.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es una representación gráfica que muestra cómo se organiza una empresa, institución o cualquier tipo de organización. Funciona como un mapa visual que detalla las relaciones entre las personas, departamentos o funciones dentro de la estructura organizativa. Por ejemplo, en una empresa, el organigrama puede mostrar quién reporta a quién, qué departamentos existen y cómo se distribuyen las responsabilidades.

Alternativa al organigrama

Aunque el organigrama es la herramienta más común para representar estructuras organizativas, no siempre es la única opción. En algunos casos, se pueden usar mapas de procesos, diagramas de flujo o incluso herramientas más visuales y flexibles como tableros colaborativos (tipo Miro o Trello). Sin embargo, estas alternativas suelen estar enfocadas más en procesos o tareas específicas que en la estructura jerárquica como tal.

Beneficios de los organigramas

Los organigramas son útiles por varias razones:

1. Claridad organizativa: Ayudan a comprender rápidamente cómo se organiza la estructura de la empresa.
2. Mejora de la comunicación interna: Facilitan a los empleados identificar a sus superiores, colegas y equipos con los que deben trabajar.
3. Planeación y toma de decisiones: Los directivos pueden usarlos para evaluar recursos humanos, planificar crecimiento y detectar posibles redundancias.
4. Integración de nuevos empleados: Son ideales para ayudar a los recién llegados a entender cómo funciona la empresa desde el primer día.
5. Documentación y análisis: Proveen un registro visual de la estructura actual, útil para auditorías o evaluaciones de desempeño.

Desventajas de los organigramas

Aunque son herramientas muy prácticas, no son perfectas y tienen algunas limitaciones:

1. Rigidez visual: En organizaciones dinámicas con cambios frecuentes, los organigramas pueden quedar obsoletos rápidamente.
2. Falta de detalle operativo: Aunque muestran jerarquías y relaciones, no explican cómo se realiza el trabajo diario ni los procesos específicos.
3. Posible simplificación excesiva: En estructuras muy complejas, un organigrama puede omitir detalles clave o crear confusión si no está bien diseñado.
4. Enfoque jerárquico limitado: En organizaciones modernas con estructuras más horizontales o colaborativas, los organigramas tradicionales pueden no reflejar adecuadamente las interacciones reales.

Tipos de organigramas

Existen varios tipos, y el que elijas dependerá de tus necesidades:

1. Organigrama jerárquico: El más común, muestra una estructura vertical con el jefe en la cima.
2. Organigrama matricial: Perfecto para empresas que trabajan con proyectos, porque combina funciones y equipos.
3. Organigrama horizontal: Más relajado, ideal para startups o equipos pequeños con poca jerarquía.
4. Organigrama circular: Muy visual y menos formal, coloca el puesto principal en el centro.

¿Cómo hacer un organigrama?

Hacer un organigrama es más sencillo de lo que parece. Aquí tienes los pasos básicos para crear uno:

1. Define el propósito

Antes de lanzarte, aclara para qué necesitas el organigrama. ¿Es para toda la empresa o solo un departamento? Esto te ayudará a determinar cuántos niveles y detalles incluir.

2. Recopila información

Habla con las personas clave de la organización para entender bien las jerarquías y funciones. Es importante no dejar a nadie fuera del mapa.

3. Elige el formato

Decide si será vertical, horizontal, matricial o circular. ¡Asegúrate de que sea fácil de entender!

4. Usa herramientas digitales

Hoy en día no necesitas ser un experto en diseño para hacer un organigrama. Estas herramientas te facilitarán el trabajo:

• Microsoft PowerPoint: Ideal para algo sencillo y rápido.
• Canva: Tiene plantillas modernas y fáciles de personalizar.
• Lucidchart: Perfecto para diagramas más complejos.
• Google Drawings: Gratis y práctico si trabajas en Google Workspace.

5. Revisa y ajusta

Antes de compartir tu organigrama, verifica que toda la información sea correcta y que esté actualizado.

Ejemplos prácticos de organigramas

Para inspirarte, aquí te dejo algunos ejemplos:

Ejemplo 1: Empresa tradicional

Una estructura clásica para una empresa de tamaño medio podría verse así:

Director General  
    │  
Gerente de Marketing - Gerente de Ventas - Gerente de Recursos Humanos  
    │  
(Equipos específicos bajo cada gerente)

Ejemplo 2: Startup pequeña

En una startup de 10 personas, un organigrama horizontal sería más funcional:

CEO  
    ├── Equipo de Desarrollo  
    ├── Equipo de Marketing  
    ├── Equipo de Ventas  
    └── Asistencia Administrativa  

Ejemplo 3: Organigrama circular

En un equipo creativo, podrías usar un diseño circular para reflejar igualdad:

[Centro: Dirección Creativa]  
[Alrededor: Diseñadores, Copywriters, Marketing, Desarrollo Web]  

Consejos extra para que tu organigrama sea un éxito

1. Mantenlo simple y claro: Nadie quiere descifrar jeroglíficos en un organigrama.
2. Actualízalo regularmente: Las empresas cambian, y tu organigrama debe reflejar esos cambios.
3. Utiliza colores y estilos visuales: Esto hará que sea más atractivo y fácil de leer.